Tietosuojaseloste – Takaamo

 

Päivitetty 17.10.2022

 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, kuinka käsittelemme vuokralaisille tarkoitetun vuokratakauspalvelu Takaamon asiakkaiden sekä vuokralaisten ilmoittamien vuokranantajien ja vuokranantajayhteisöjen edustajien henkilötietoja.

 

1.      Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

 

Vakuutusosakeyhtiö Garantia

PL 600, 00101 Helsinki

+358 20 7479 800

 

Mikäli sinulla on kysyttävää Garantian tietosuojakäytäntöihin liittyen tai haluat hyödyntää omia oikeuksiasi rekisteröitynä, voit olla yhteydessä myös Garantian tietosuojavastaavaan lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuojavastaava@garantia.fi.

 

2.      Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja mihin lainmukaiseen perusteeseen henkilötietojen käsittely perustuu?

 

	Vuokralaiset
OIKEUSPERUSTE	käsittelyn tarkoitus
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet	Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa sopimussuhteeseen ja sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin perustuen.   • Takauspäätöksen tekeminen, takausvastuun voimaansaattaminen, täytäntöönpano ja ylläpito. Kun haet meiltä vuokratakausta, tarvitsemme hakemuksen käsittelyä varten tietoja sinusta ja luottokelpoisuudestasi. Lisäksi tarvitsemme tiedot myös vuokranantajasta sekä takauksen kohteena olevasta asunnosta.   • Vuokratakaukseen liittyvän korvaushakemusten käsittelyn yhteydessä käsittelemme vuokranantajan perus- ja pankkiyhteystietojen lisäksi muun muassa vuokrasuhteeseen ja mahdolliseen vahinkoon liittyviä tietoja.   • Saatavien laskutusta ja perintää varten käsittelemme tietojasi sopimusehtojen mukaisesti. • Muiden sopimusvelvoitteiden täyttäminen.
Lakisääteinen velvoite	Useissa tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädännössä sekä viranomaisten määräyksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattamiseen.   • Kirjanpito. Henkilötietojen käsittely kirjanpidossa perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen. Kirjanpitolaki velvoittaa myös säilyttämään asiakastapahtumiin liittyviä tietoja 6–10 vuoden ajan.   • Rahanpesun estäminen. Rahanpesulainsäädännön asettamien velvoitteiden noudattamiseksi meidän on tunnistettava sinut sekä vahvistettava henkilöllisyytesi ja seurattava palveluiden käyttöä sekä ilmoitettava viranomaisille mahdollisista epäilyistä.   • Pakotteiden noudattaminen. Teemme pakote- ja varoituslistoihin liittyviä tarkastuksia lainsäädännön edellyttämällä tavalla.   • Viranomaisraportointi. Raportoimme asiakkaidemme tietoja eri viranomaisille, kuten vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset, mikäli lainsäädäntö edellyttää tuottamaan raportteja tai tiettyjä raportteja pyydetään meiltä tapauskohtaisesti.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut	Käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutetun etumme perusteella. Huolehdimme siitä, että tällainen käsittely on oikeasuhteista etuihisi nähden ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi. Useimmiten oikeutettu etumme perustuu väliseemme asiakas- tai vastaavaan suhteeseen.   • Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakasviestintä. Käsittelemme tietoja sinusta, jotta voimme käsitellä asiasi ja olla sinuun uudelleen yhteydessä tarvittaessa. Haluamme pitää sinut ajan tasalla mahdollisista muutoksista, jolloin lähetämme asiakasviestintää käyttämääsi palveluun liittyen.   • Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen.   • Turvallisuuden varmistaminen ja riskienhallinta. Palveluidemme turvallisuuden varmistamiseksi lokitamme palvelinkutsuja sekä keräämme ja analysoimme vierailijoiden IP-osoitteita.   • Väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen.   Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella, sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. (ks. kohta 6.)
Suostumus	• Markkinointi. Voit saada meiltä halutessasi markkinointiviestintää. Lähetämme sinulle uutiskirjeitä ja mainoksia Garantian palveluista. Ilman suostumustasi voimme lähettää sinulle sähköistä markkinointia samaan tuoteryhmään kuuluvista tai vastaavista tuotteista, joita olet jo aiemminkin hankkinut.   • Evästeet. Muihin kuin välttämättömiin evästeisiin ja vastaaviin päätelaitteelle tallentuviin tietoihin kysymme sinulta sivustollamme erikseen suostumuksen.

 

 

 

 

	Vuokranantajat ja yhteisövuokranantajien edustajat
OIKEUSPERUSTE	käsittelyn tarkoitus
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet	• Takauspäätöksen tekeminen, takausvastuun voimaansaattaminen, täytäntöönpano ja ylläpito. Takauspäätöksen tekemiseksi tarvitsemme tiedot myös vuokranantajasta sekä takauksen kohteena olevasta asunnosta. Takauspäätöstä varten haluamme myös varmistaa, että hyväksyt vuokranantajana takauksen vuokrasopimuksen vakuudeksi.   • Vuokratakaukseen liittyvän korvaushakemusten käsittelyn yhteydessä käsittelemme vuokranantajan perus-, pankkiyhteystietojen lisäksi muun muassa vuokrasuhteeseen ja mahdolliseen vahinkoon liittyviä tietoja.
Lakisääteinen velvoite	Useissa tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädännössä sekä viranomaisten määräyksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattamiseen.   • Kirjanpito. Henkilötietojen käsittely kirjanpidossa perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen. Kirjanpitolaki velvoittaa myös säilyttämään asiakastapahtumiin liittyviä tietoja 6–10 vuoden ajan.   • Pakotteiden noudattaminen. Teemme pakote- ja varoituslistoihin liittyviä tarkastuksia lainsäädännön edellyttämällä tavalla. • Viranomaisraportointi. Raportoimme tietoja eri viranomaisille tarvittaessa.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut	Käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutetun etumme perusteella. Huolehdimme siitä, että tällainen käsittely on oikeasuhteista etuihisi nähden ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi. Useimmiten oikeutettu etumme perustuu väliseemme asiakas- tai vastaavaan suhteeseen.   • Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen.   • Väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen.   Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella, sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. (ks. kohta 6.)

 

3.      Millaisia henkilötietoja käsittelemme?

 

Vuokranantajien ja yhteisövuokranantajien edustajien osalta käsittelemme perustietoja, kuten nimi- ja yhteystiedot sekä henkilötunnus sekä mahdollisia kansainvälisten pakote- ja varoituslistojen tietoja. Lisäksi käsittelemme mahdollisen korvausvaatimuksen käsittelyä varten tarvitsemiamme tietoja (kuten vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot ja tiedot vuokrahuoneiston vahingosta) ja pankkiyhteystietoja mahdollisen korvauksen maksamista varten.

 

Takaamon asiakkaiden osalta käsittelemme muun muassa seuraavien henkilötietoryhmien tietoja:

 

HENKILÖTIETORYHMÄ	ESIMERKKEJÄ TIETOSISÄLLÖSTÄ
Evästeiden ja muiden vastaavien avulla kerätyt käyttäytymistiedot	Tiedot IP-osoitteesta, vierailluista sivuista, vierailuun käytetystä laitteesta ja selaimesta. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
Kohdeasunnon tiedot	Kuten vuokrahuoneiston osoite.
Kiinnostuksen kohteet	Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista, esimerkiksi kiinnostus tiettyä tuotetta tai palvelua kohtaan.
Korvauskäsittelyyn liittyvät tiedot	Vuokralaisen sopimusrikkomukseen liittyvät tiedot, kuten vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot ja tiedot vuokrahuoneiston vahingoista.
Käyttäjätietoja	Kuten käyttäjätunnus, asiakasnumero ja salasana.
Pankki- ja maksutiedot	Kuten pankkiyhteystiedot, laskutusosoite, laskut ja suoritetut maksut.
Perustiedot	Nimi, osoite ja yhteystiedot, henkilötunnus.
Sopimus- ja tuotetiedot	Kuten palvelujemme kautta tehdyt tilaukset, sopimuksen tiedot ja hankittujen tuotteiden ja palvelujen tiedot, sekä niihin liittyvät muutokset.
Suostumukset ja luvat	Henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot, kuten suoramarkkinointilupa tai -kielto.
Tausta- ja perintätiedot	Tiedot taloudellisesta asemasta, luottotiedot ja tiedot maksuista.
Tuntemistiedot	Tunnistamiseksi tarvittavat tiedot sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot.
Viestien tallenteet	Yhteydenpitoon liittyvät viestit, joissa olet osapuolena.
Väärinkäytösten selvittämiseen sekä estämiseen liittyvät tiedot	Väärinkäytösten estämiseksi, selvittämiseksi ja väärinkäytösten aiheuttamien vahinkojen rajoittamiseksi tarvittavat tiedot.

 

4.      Mistä keräämme henkilötietojasi?

 

Saamme tiedot pääsääntöisesti, kun käytät Takaamo-verkkopalveluamme tai kun täytät hakemuksia verkossa. Vuokranantajien ja vuokranantajien edustajien tiedot saamme pääsääntöisesti vuokralaisilta.

Hankimme henkilötietoja myös ulkopuolisista lähteistä̈, kuten:

·         Viranomaisten rekistereistä̈

·         Yksityishenkilöiden nimi- ja osoitetietoja välittäviltä yrityksiltä

·         Luottotietoja ylläpitäviltä̈ toimijoilta

·         Poliittisen vaikutusvallan sekä̈ kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä̈ tahoilta

 

5.      Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

 

Hyödynnämme toiminnassamme erilaisia kumppaneita, joille henkilötietojasi voidaan luovuttaa tilanteesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen. Luovuttaessamme henkilötietoja, otamme huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset, kuten salassapitovelvoitteemme. Teemme kaikkien kumppaniemme kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Käyttämämme kumppanit ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja turvallisesti ja luottamuksellisesti.

 

Kumppanimme voivat toimia tilanteesta riippuen joko itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai henkilötietojen käsittelijöinä, jolloin henkilötietoja käsitellään vain Garantian määrittämiin käyttötarkoituksiin. Meillä voi myös olla lakiin perustuva velvoite luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille.

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajien ryhmille:

 

IT-toimittajat

Hyödynnämme toiminnassamme lukuisia IT-järjestelmiä ja konesalipalveluita, joihin siirrämme henkilötietoja käsiteltäväksi ja säilytettäväksi.

 

Myynnin ja markkinoinnin kumppanit

Markkinointikampanjoiden yhteydessä siirrämme kohderyhmiin liittyviä tietoja, kuten sähköpostiosoitteita, kumppanimme hallinnoimiin järjestelmiin, josta lähetämme markkinointiviestintää.

 

Pankit

Luovutamme pankeille asiakkaidemme pankkiyhteystietoja esimerkiksi maksaessamme korvauksia.

 

Viranomaiset

Luovutamme henkilötietoja tarvittaessa viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle.

 

Perintätoimistot

Käytämme perintätilanteissa kumppania, joka huolehtii perinnästä puolestamme. Tällöin henkilötietojasi voidaan luovuttaa perintätoimistolle perintätoimeksiannon hoitamiseksi.

 

Sisäinen tarkastus, compliance- ja aktuaaritoiminto

Yllä mainittujen tahojen kuuluu saada riippumaton kuva yhtiömme toiminnasta. Luovutamme henkilötietoja näitä toimintoja tuottaville yhtiöille tai kumppaneille.

 

Pakote- ja varoituslistoja ylläpitävät tahot

Luovutamme tietoja kansainvälisten pakote- ja varoituslistojen tarkastusta varten sekä poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseksi.

 

6.      Missä maissa henkilötietojasi käsitellään?

 

Käsittelemme henkilötietojasi pääosin Euroopan Unionin alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa käyttämistämme kumppaneista tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee kuitenkin Euroopan talousalueen ulkopuolella, jolloin henkilötietojasi siirtyy myös alueen ulkopuolelle.

 

Esimerkkejä tilanteista, joissa henkilötietojasi siirtyy Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

TILANNE, JOSSA SIIRTO VOI TAPAHTUA	TOIMENPITEET, JOILLA PYRIMME SÄILYTTÄMÄÄN HENKILÖTIETOJEN SUOJAN KORKEAN TASON
Henkilötietojen käsittelyssä käytettävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolisella palvelimella.	EU-komission laatimien mallisopimuslausekkeiden käyttö kumppaneiden kanssa solmittavien sopimusten liitteenä/yritystä koskevat sitovat säädännöt, jotka valvontaviranomainen on vahvistanut kumppania koskien.
Henkilötietoja sisältävään, EU-alueella sijaitsevalla palvelimella olevaan IT-järjestelmään tai pilvipalveluun tehdään etäyhteyden kautta päivityksiä tai ylläpitoa EU:n ulkopuolelta.	EU-komission laatimien mallisopimuslausekkeiden käyttö kumppaneiden kanssa solmittavien sopimusten liitteenä.

 

Tilanteissa, joissa henkilötietojasi siirtyy kolmansiin maihin, toteutamme suojatoimenpiteitä, joilla eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyisi myös henkilötietojen siirtämisen jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet osana sopimuksia tai valvontaviranomaisen vahvistamat EU-alueen ulkopuolella sijaitsevaa kumppania koskevat yrityskohtaiset sitovat säännöt.

 

Euroopan komission laatimista mallilausekkeista voit lukea lisää täältä:

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

 

7.      Millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

 

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Voit pyytää meitä toteuttamaan alla olevia oikeuksia lähettämällä pyyntösi tämän tietosuojaselosteen 1. kohdassa mainittuun osoitteeseen.

Saat vastauksen pyyntöösi viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme vastaanottaneet pyyntösi. Poikkeustilanteissa voimme jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Pyyntöön vastataksemme tarkistamme henkilöllisyytesi.

Tahdomme kuitenkin huomauttaa, että nämä lainsäädännön takaamat oikeudet eivät ole täysin rajoittamattomia. Emme esimerkiksi voi poistaa tietoja, jos meihin soveltuva lainsäädäntö edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.

Markkinoinnin kieltäminen ja postituslistalta poistuminen. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa lähettämässämme sähköpostiviestissä on mahdollisuus poistua postituslistalta. Voit ottaa meihin yhteyttä myös sähköpostitse ja kertoa, ettet halua vastaanottaa markkinointia.

Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on aina oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus saada pääsy tietoihisi sekä oikeus saada meiltä jäljennös näistä tiedoista.

Oikeus henkilötietojesi oikaisuun. Mikäli koet, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tällaiset henkilötiedot.

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen. Voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Huomioithan kuitenkin, että emme voi välttämättä poistaa sellaisia tietoja, joiden säilyttämiselle on edelleen olemassa perusteltu tarve, kuten lakisääteinen velvollisuus.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta vastustaa kaikkea henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvän syyn perusteella silloin, kun tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.

Meillä on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy. Tällainen syy voi olla esimerkiksi oikeudellisen vaateen tai väärinkäytöksen selvittäminen, esittäminen tai puolustaminen.

Oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on oikeus saada siirretyksi koneluettavassa muodossa meille toimittamasi henkilötiedot, joiden käsittely tapahtuu automaattisin keinoin ja joiden käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai väliseemme sopimukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että olemme esimerkiksi käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä: https://tietosuoja.fi/etusivu

 

8.      Miten huolehdimme henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja turvallisuudesta?

 

Vakuutusyhtiönä meitä koskee salassapitovelvollisuus, joka kattaa kaikki asiakas- ja henkilötiedot. Kunnioitamme yksityisyyttäsi, ja henkilötietojesi turvallinen käsittely ja säilyttäminen on meille tärkeää. Suojaamme henkilötietojasi asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä̈ sekä̈ vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä̈, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen suojauksessa on toteutettu mm. seuraavia toimenpiteitä̈:

Pääsyn rajoittaminen. Henkilötietojen käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille, valtuutetuille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain asianmukaisin käyttövaltuuksin.

Sopimukset. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät sopimuskumppanimme ovat sitoutuneet huolehtimaan henkilötietojen turvallisuudesta.

Henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistus. Olemme järjestäneet kattavaa tietosuojakoulutusta sekä̈ ohjeistusta koko henkilöstöllemme.

Tietojen tekninen suojaus. Henkilötiedot ja niitä̈ käsittelevät järjestelmät on suojattu mm. palomuurein. Valvomme lisäksi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä̈ tapahtumia ja pyrimme tunnistamaan tähän liittyviä̈ poikkeamia automaattisesti. Tiedot on suojattu ulkopuolisilta ja kaikkiin tietoliikenneyhteyksiin käytämme suojattuja yhteyksiä.

 

9.      Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

 

Poistamme tai anonymisoimme henkilötiedot, joiden säilytykselle ei ole perustetta. Säilytysajat perustuvat lakisääteisiin säilytysvelvoitteisiin ja kanneaikoihin.

Käsittelemme tietojasi sopimussuhteen ajan, jonka jälkeen säilytämme takaus- ja vakuutussopimuksiin liittyviä ja asiakkaan tunnistamisessa käytettyjä tietoja 5 vuotta. Vahinkoihin liittyviä tietoja säilytämme 5 vuotta vakuutuskorvauksen maksamisesta tai perinnän päättymisestä. Saatavien laskutuksen ja perinnän osalta kirjanpitolainsäädäntö edellyttää säilyttämään kirjanpitoaineistoa 10 vuoden ajan ja kirjanpitoon liittyviä tositteita 6 vuoden ajan.

 

10.  Voidaanko tähän tietosuojakuvaukseen tehdä muutoksia?

 

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja tässä̈ selosteessa esitetyt tavat, joilla henkilötietoja käsitellään voivat liiketoimintamme kehittyessä̈ saada uudenlaisia muotoja, joiden takia tietosuojaselostetta voidaan muuttaa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla ja suosittelemme tutustumaan sen sisältöön säännöllisesti. Suuremmista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä ilmoitamme viestinnässämme.